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香港公司舉行虛擬或混合式成員大會(huì)常見問題(上)

《公司條例》(第 622 章)規(guī)定公司必須在指定期限內(nèi)舉行一次周年成員大會(huì)。而周年成員大會(huì)以外的成員大會(huì)亦可視乎需要不時(shí)舉行。成員大會(huì)的舉行方式受《公司條例》和相關(guān)的《公司(章程細(xì)則模板)公告》(第 622H 章)(下稱「《章程細(xì)則范本公告》」)的條文,以及公司本身的組織章程細(xì)則(下稱「章程細(xì)則」)條文規(guī)限。
 
因應(yīng)電子通訊科技的發(fā)展,當(dāng)局在《2023 年公司(修訂)條例》(下稱「《修訂條例》」)下對(duì)《公司條例》及《章程細(xì)則范本公告》作出修訂,藉此給予公司更大彈性舉行成員大會(huì)。公司可以:(i) 在實(shí)體場地舉行大會(huì);(ii) 舉行全虛擬成員大會(huì)而無須成員到任何實(shí)體場地出席大會(huì);或 (iii) 以虛擬和實(shí)體方式舉行成員大會(huì)(即混合式成員大會(huì))?!缎抻啑l例》于 2023 年 4 月 28 日生效。
 
詳情
 
1.訂立《2023年公司(修訂)條例》(下稱「《修訂條例》」)的目的是什么?
 
《修訂條例》旨在給予公司更大彈性,靈活舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)。
根據(jù)《公司條例》(第622章)第584條,公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會(huì)上聆聽、發(fā)言及表決的任何科技,在2個(gè)或多于2個(gè)地方舉行成員大會(huì)。但《公司條例》沒有對(duì)公司以全虛擬方式,或以虛擬和實(shí)體混合方式舉行成員大會(huì)作出提述。
 
《修訂條例》旨在使《公司條例》和《公司(章程細(xì)則范本)公告》(第622H章)更切合時(shí)宜,以明確容許公司舉行全虛擬成員大會(huì)而無須成員到指定實(shí)體場地出席大會(huì);以及以虛擬和實(shí)體方式舉行成員大會(huì)(即混合式成員大會(huì))。
 
2.《修訂條例》將于何時(shí)實(shí)施?
 
《修訂條例》將于2023年4月28日實(shí)施。
 
3.《修訂條例》的要點(diǎn)是什么?
 
《修訂條例》的要點(diǎn)包括:
 
加入「虛擬會(huì)議科技」的定義;
 
訂明向成員發(fā)出的或在網(wǎng)站上公布的成員大會(huì)通知,須指明(但不限于)舉行該大會(huì)的實(shí)體場地或用以舉行該大會(huì)的虛擬會(huì)議科技,或上述兩者;
 
訂明除非該公司的章程細(xì)則明文阻止使用虛擬會(huì)議科技舉行成員大會(huì),或規(guī)定成員大會(huì)僅可在實(shí)體場地舉行,否則成員大會(huì)的通知可指明用以舉行該成員大會(huì)的虛擬會(huì)議科技;
 
列出舉行成員大會(huì)的方式;
 
厘清當(dāng)公司的成員大會(huì)是在2個(gè)或多于2個(gè)實(shí)體場地舉行時(shí),不論該大會(huì)是否亦使用虛擬會(huì)議科技舉行,該公司須使用任何科技,以容許該公司身處不同實(shí)體場地的成員,可在該大會(huì)上聆聽、發(fā)言及表決;及
 
訂明使用成員大會(huì)的通知所指明的虛擬會(huì)議科技出席該成員大會(huì)的人,須視為在席。
 
4.《修訂條例》是否適用于所有公司?
 
否。《修訂條例》只適用于根據(jù)《公司條例》(第622章)成立及注冊的公司(即本地注冊成立的公司)。
 
5.公司可以用什么方式舉行成員大會(huì)?
 
《公司條例》(第622章)第583A條列出舉行成員大會(huì)的方式。在符合公司本身的章程細(xì)則的條文下,公司可以下列方式舉行成員大會(huì):
 
在實(shí)體場地舉行(即實(shí)體大會(huì));
 
使用虛擬會(huì)議科技舉行(即全虛擬大會(huì));或
 
同時(shí)在實(shí)體場地及使用虛擬會(huì)議科技舉行(即混合式大會(huì))。
 
6.對(duì)于舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)所使用的虛擬會(huì)議科技方面,有何規(guī)定?
 
根據(jù)《公司條例》(第622章)第547(1)條,「虛擬會(huì)議科技」的涵義如下:凡某項(xiàng)科技容許任何人在沒有在場出席會(huì)議的情況下,仍可在該會(huì)議上聆聽、發(fā)言及表決,該項(xiàng)科技即屬虛擬會(huì)議科技。因此,用以舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)的虛擬會(huì)議科技必須容許出席該成員大會(huì)的人在該會(huì)議上聆聽、發(fā)言及表決。
 
7.公司持份者的利益會(huì)否因舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)而受到影響?
 
無論公司選擇舉行虛擬還是混合式成員大會(huì),均須確保大會(huì)的合法參加者能使用大會(huì)采用的科技在會(huì)上聆聽、發(fā)言和表決,因此,公司持份者的利益不會(huì)因成員大會(huì)的舉行方式而受到影響。此外,《公司條例》(第622章)和普通法就成員大會(huì)舉行事宜所訂的保障措施,會(huì)適用于全虛擬或混合式成員大會(huì)。
 
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最后更新時(shí)間:2023-05-11 閱讀:58次

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